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Softwaremodernisierung!? - Eine Einführung in ein (un)geliebtes Thema
Softwaremodernisierung!? - Eine Einführung in ein (un)geliebtes Thema

"Wir vertrauen in unsere Legacy Software!"

Vertrauen ist auch in unserem Arbeitsumfeld einer unserer wichtigsten Werte. Wir wollen Menschen und Systemen vertrauen, um uns unser Leben zu erleichtern - beruflich wie privat.

Darum wollen und müssen wir auch unseren IT-Systemen vertrauen. Haben wir eine Lösung gefunden, dann wollen wir sie so lange einsetzen wie möglich. Wir passen sie an, entwickeln sie weiter, gewöhnen uns an Funktionen und Abläufe und sind erleichtert, dass wir uns wenigstens darum nicht kümmern müssen. Wir nutzen finanzielle und personelle Ressourcen für die wirklich wichtigen Aufgaben. Und die Modernisierung vertrauter, businesskritischer Systeme? - Bleibt oft auf der Strecke. Dabei hoffen wir auf das Beste und blenden aus, was passieren kann, wenn der „Worst Case“ eintritt.

 

"Wir haben kein Problem!" - von "das geht schon noch" bis "so schlimm ist es gar nicht"

Man kennt ihn ja - zumindest erzählen es die anderen - diesen tückischen, sich selbst verstärkenden Kreislauf: Je länger man nicht modernisiert, umso schwieriger wird es zu modernisieren und umso weniger wird schließlich modernisiert.

Dass sich immer weniger interne wie externe Fachkräfte finden, die die doch zu rasch veraltete Technologie unserer Software noch beherrschen, ist ein zusätzlicher Faktor, der die Wartung von Legacy Software erschwert. Wenn dann noch der Hersteller die Wartung der Systeme und Technologien beendet, wird es richtig knifflig, businesskritische Software am Leben zu erhalten.

Mit der Zeit wächst auch in der internen IT Abteilungen der Widerstand gegen veraltete Software. Sie würden ja wissen, wie man zeitgemäße Software erstellt, aber moderne Entwicklungsumgebungen, Entwicklungsplattformen und -stacks sind zur Weiterentwicklung veralteter Software leider nur schwer bzw. gar nicht verwendbar.

Während ältere User von der bewährten Software überzeugt sind, erfüllt diese mit der Zeit kaum noch die Ansprüche jüngerer Kollegen an die Software-Usability.

Die Anforderungen an zeitgemäße Arbeitsprozesse und die damit verbundenen Anforderungen an die Software Performance sind in den letzten Jahren - gestiegen und werden auch weiterhin höher werden. Das führt dazu, dass Software von den Usern immer früher als veraltet und langsam eingeschätzt wird.

 

"Wir warten nicht auf den Big Bang!"

Niemand braucht den Big Bang. Niemand will den Big Bang. Wie aber vermeidet man - mit geringstem Aufwand - den Big Bang?

 

Unsere Antwort klingt einfach und logisch: mit kontinuierlicher Verbesserung als selbstverständlichem Teil des Application Portfolio Managements.

 

Aus unserer Erfahrung ist es wichtig, sich vom Grundsatz "Never change a running system" zu verabschieden und auch in der Softwarebetreuung von den Großen zu lernen. Strategien, die sich in den letzten Jahren bei den Big Playern etabliert haben, lassen sich adaptieren und eignen sich für beinahe alle Unternehmen. Die Einführung eines Continuous Life Cycle Managements mit laufender und agiler Entwicklung, dem Testen und Ausrollen einzelnen Funktionen und Mikroservices macht sich mittelfristig - v.a. auch finanziell - bezahlt.

Es empfiehlt sich, dabei geplant und überlegt vorzugehen und entsprechend den individuellen Gegebenheiten die passende Vorgehensweise zu wählen. Während für die einen Unternehmen eine radikale Änderung passt, bevorzugen andere eine schrittweise Vorgehensweise. Abhängig von der vorhandenen IT-Landschaft, den Prozessen und auch der Unternehmenskultur hat jede Vorgehensweise für sich ihre Berechtigung. In Zusammenhang mit einer schrittweisen Vorgehensweise sehen wir sinnvolle Ansätze in der Implementierung einer modernen Weboberfläche, in Modularisierungsansätzen, im vorläufigen Erhalt bestehender Daten im Altsystem oder auch in der Einführung Service Orientierter Architektur (SOA). 

  

"Wir sichern unseren USP!" - von User-Journey und Meta-Prozessen als Erfolgsfaktoren

USPs sichern Ihren Wettbewerbsvorteil. Und worauf gründet Ihr USP? Auf Ihren individuellen Kernprozessen. Und wie funktionieren Ihre Kernprozesse? Heute zumeist in irgendeiner Form IT-gestützt.

Das Know-how von Unternehmen steckt in seinen Prozessen. Und zeitgemäße Prozesse unterstützen auch dabei, neue Zielgruppen und Kanäle zu bedienen und Produkte schneller auf den Markt zu bringen.

Beinahe alle Märkte haben sich in den letzten Jahrzehnten von Anbietermärkten zu Käufermärkten entwickelt. Um unter diesen zusätzlich immer dynamischer werdenden Bedingungen bestehen zu können, passen Sie Ihre Prozesse ständig an – vielfach im Rahmen des Prozessmanagements, manchmal aber auch einfach im täglichen Doing. Das bringt mit sich, dass Ihre vor einigen Jahren eingeführte Software nicht mehr leisten kann, wozu sie ursprünglich erworben wurde. Gelebte Prozesse und in Software abgebildete Prozesse stimmen nicht mehr überein, was zu erheblich steigenden Ressourcenaufwänden im täglichen Arbeitsalltag führt.

Moderne IT Architekturen sind hier unsere Lösungsempfehlung. Eine flexible und skalierbare IT Landschaft ermöglicht die Anpassung, Weiterentwicklung oder Erneuerung einzelner Systeme. Gleichzeitig bleiben jene Systeme unberührt, die auch weiterhin die Prozesse optimal unterstützen.

 

Software modernisieren in der Praxis

 

180 Mitarbeiter wickeln pro Woche 150 Aufträge erfolgreich ab

Unser Kunde ist seit mehr als 50 Jahren erfolgreich am Markt tätig und seit vielen Jahren Marktführer in seiner Branche. Nach einer Zeit des kontinuierlichen Wachstums wurde mit der Neustrukturierung und Fokussierung einzelne Leistungsbereiche eine Zeit rasanten Wachstums eingeläutet. An 6 Standorten erstellen mehr als 180 Mitarbeiter hochwertige Produkte für den Wohnbereich. Die Produkte unseres Kunden sind qualitativ hochwertig, individuell auf Maß gefertigt und erfüllen höchste Ansprüche. Pro Woche arbeiten die Handwerker bis zu 150 Aufträge erfolgreich ab.

Unser Kunde hatte das Problem, das viele wachsende Unternehmen haben. Irgendwann ist der Punkt erreicht, wo die internen Systeme und Prozesse die Mitarbeiter daran hindern, die wachsende Nachfrage adäquat zu bedienen.

 

Papierberge und Medienbrüche verhindern weiteres Wachstum

Wie bei so vielen Unternehmen wurden auch bei unserem Kunden Aufträge in gedruckten Formularen erfasst. Vielfach war auch die Mehrfacherfassung in unterschiedlichen Abteilungen und Systemen nötig. Medienbrüche und Mehrfacherfassungen stellen dabei eine klassische Fehlerquelle dar.  Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die physische Ablage von Papieren in Ordnern ineffizient ist und unnötig Mitarbeiterressourcen bindet. Anderweitig eingesetzt, kann das selbe Team einen sinnvolleren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

 

Webbasierte IT-Lösung mit zeitgemäßer User Experience, schnelleren Prozessen und besserem Controlling

Unser Kunde brauchte eine IT Lösung, die sein Wachstum unterstützt, die selbst mitwächst, die bewährte Prozesse und Systeme erhält und - wo nötig - neue, zeitgemäße Prozesse ermöglicht.

SharePoint fungiert hier als Integrationsplattform. Bewährte Systeme wie die AS/400 unseres Kunden und die damit verbundenen Prozesse, wurden im Rahmen der Lösungskonzeption erhalten und die dazugehörigen Daten werden im SharePoint Datenhauptbahnhof aggregiert - aber ohne (Mehrfach-)Speicherung.

 

Hier können Mitarbeiter Daten an zentraler Stelle abrufen, anzeigen und suchen. Von hier aus sind auch Workflows aufrufbar und der Status von Kundenaufträgen wird im SharePoint fortgeschrieben. Eine weitere Anforderung war, Mails an Kunden zu fehlenden Informationen udgl. direkt im SharePoint Portal zu generieren.

Wesentliches Kriterium bei der Lösungskonzeption war auch die Vermeidung von Insellösungen bzw. die Integration bestehender Inseln und die Unterstützung einer modernen, mobilen Arbeitsweise.

Für unseren Kunden ist es von entscheidendem Vorteil, dass unsere Lösung automatisch feststellt, welche neuen XML-Files im CAD oder auch von anderen Systemen erstellt wurden und diese gleich am SharePoint ablegt und mit den entsprechenden Kunden- und Auftragsdokumenten verbindet. Somit lagern alle Kunden-, Auftrags- und Dispositionsdokumente am SharePoint Server, der für die Außendienstmitarbeiter auch mobil jederzeit erreichbar ist. Die Verfügbarkeit aktueller Kunden-, Produkt- und Auftragsdaten ist essentiell für den reibungslosen Ablauf von Prozessen und den damit verbundenen wirtschaftlichen Erfolg unseres Kunden.

 

Application Portfolio Management & Software Modernisierung

Unser Kunde hat sich 2011 die Basis geschaffen, die es ihm nun ermöglicht, modulare Änderungen an seinen Systemen durchzuführen. Er kann flexibel entscheiden, wo er eine neue Plattform oder einen neuen Server einsetzen möchte und an welchen Applikationen oder Schnittstellen kleine oder größere Änderungen nötig sind. Das Unternehmen hat erkannt, wie man mit IT Systemen seinen Geschäftserfolg stärken kann und profitiert nunmehr von seiner Entscheidung und seiner Investition.