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Verbesserte Zusammenarbeit mit Connections 5 und Connections 5.5?

Was wollen Connections User?

Zusammenarbeiten, Dokumente austauschen, mobil auf Daten zugreifen, sich nicht ständig registrieren müssen, mit externen Partnern wie mit internen zusammenarbeiten, rasch Dokumente finden, …
Einige dieser Anforderungen hat auch Connections 4 schon recht gut erfüllt. Andere kann erst Connections 5 bzw. Connections 5.5 optimal erfüllen.

 

Was Sie von Connections 5 und Connections 5.5 erwarten können.

Aus unserer Erfahrung bringen folgende Features die relevantesten Vorteile für den Arbeitsalltag unserer Kunden:

1. Zusammenarbeit mit externen Partnern

Für effiziente Zusammenarbeit ist es wichtig, auch externe Partner einzubinden und Dokumente über Kollaborationsplattformen mit ihnen zu teilen. Externe erhalten in Connections über eine LDAP-Anbindung Zugang zu den für sie relevanten Daten. Wesentlich dabei ist, dass interne Bereiche intern bleiben und somit nach außen geschützt sind. Für den externen Datenzugang via Connections kann der Administrator jedes definierte Adressbuch verwenden, was die Zugangsverwaltung erheblich erleichtert.
 
2. Filesync

Dateien auch auf mobilen Geräten verfügbar zu haben, ist für unsere moderne Arbeitswelt von enormer Bedeutung. Wir wollen und müssen - auch wenn wir nicht an unserem Schreibtisch sitzen - auf unsere Daten zugreifen können, um unseren Kunden und Partnern jederzeit kompetente Auskünfte geben zu können. Die Filesynchronisation von Connections macht Dateien auch offline auf mobilen Geräten verfügbar. Neben Windows-basierten Geräten wird nun auch die Synchronisation mit Apple Geräten unterstützt. Somit läuft Connections nunmehr auf den Betriebssystemen Windows, OS X, Android und iOS.
 
3. Ordnerstrukturen
Die meisten von uns, sind es gewohnt, sich in Ordnerstrukturen zu organisieren. Wir haben in der Zeit, als es noch keine Hashtags gab, gelernt, dass Strukturen das Finden von Dokumenten erleichtern. Diesem Verhaltensmuster kommt nun auch Connections entgegen. In Connections können Sie Ordnerstrukturen anlegen, die Ihrem Arbeitsverhalten entsprechen und unterliegen nun keinen Einschränkungen mehr. Die Type Ahead Search Funktion trägt zusätzlich dazu bei, rascher gesuchte Dokumente zu finden.
 
4. Usability
Die Mailvorschau Thumbnails und das voll responsive Design von Connections 5 tragen wesentlich zur Verbesserung der Usability bei. Im Rahmen der Attention Management Funktion kann sich der Benutzer durch Connections über Themen informieren lassen und Dokumenten folgen. So bleibt sein Wissensstand auf einfache, übersichtliche Weise aktuell.
 
Für Administratoren sind darüber hinaus die umfangreichen statistischen Auswertungen von Connections interessant. In Kombination mit Cognos werden standardmäßige wie auch spezifische Berichte übersichtlich dargestellt.
 
Lohnt sich der Umstieg auf Connections 5 überhaupt?

Was raten wir nun den Usern von Connections 4? Soll man umsteigen?
Wir sagen: ja, ihre Kollegen werden sich freuen.
Die neuen Features von Connections 5 und Connections 5.5 erleichtern den Arbeitsalltag. Die verbesserte Usability zeigt sich in vielen Details. Und moderne Browser wie den IE11 unterstützt erst Connections 5.  
Aus unserer bisherigen Erfahrung mit Kundenprojekten können wir sagen: der Umstieg läuft völlig problemlos. Bei unseren Kunden haben wir den Umstieg mittels Side-by-Side Migration durchgeführt. So konnten wir die Downtime für den laufenden Betrieb möglichst gering halten. Im Rahmen des Umstiegs war es natürlich auch nötig, kleinere Anpassungen am Look-and-Feel durchzuführen bzw. das Theming zu aktualisieren.
 
Unser Fazit:
Der Migrationsaufwand war bei unseren Kunden überschaubar und der Umstieg verlief völlig optimal. Die Vorteile der besseren Zusammenarbeitsmöglichkeiten und der höheren Usability, zeigen sich laufend im Arbeitsalltag unserer Kunden.

Haben Sie Fragen zu IBM Connections? Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme und unterstützen Sie gerne mit unserer IT-Expertise.