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Digitalisierung von Personalakten
Digitalisierung von Personalakten

Personalakten enthalten viele sensible, personenbezogene Daten. Somit kommt der Sicherheit von Personaldaten enorme Bedeutung zu. Verschlüsselte Ablage und die Steuerung der Zugriffsberechtigungen müssen im elektronischen Personalakt gewährleistet sein. Gleichzeitig ändern sich Personalstammdaten immer wieder: Mitarbeiter ziehen um, der Familienstand ändert sich, sie treten aus und wieder ein oder sie wechseln die Abteilungen bzw. den Standort.
 
In unserer elektronischen Personalakt-Lösung werden sämtliche mitarbeiterbezogenen Dokumente verschlüsselt abgelegt und archiviert. Entsprechend der Zugriffsberechtigung des Users stehen historische Daten jederzeit zur Verfügung.
 
Die Ablage vieler Dokumente wird via Barcode und die Stapelverarbeitungsfunktion des Tools erleichtert. Ein auf Dokumenten angebrachter Barcode wird gescannt und via Stapelverarbeitung werden die Dokumente im entsprechenden Personalakt abzulegen. Dazu ist das zentrale Personalsystem direkt angebunden.
 
Mitdokumentiert werden auch die Bewegungsdaten der Mitarbeiter. Dazu zählen neben Abteilungswechseln auch Wechsel der Standorte. Somit ist nachvollziehbar, wer in welcher Abteilung bzw. an welchem Standort positive bzw. negative Vermerke in seinem Personalakt erhalten hat.
 
Neben HR-Abteilungen, hat auch jeder Mitarbeiter das Recht, in seinen Personalakt Einsicht zu nehmen. Viele Mitarbeiter, insbesondere in produzierenden Unternehmen haben keinen PC-Arbeitsplatz. Via Smartphone auch mobil in den eigenen Personalakt Einsicht nehmen zu können, ist daher vielfach eine Funktion, die unseren Kunden zusätzlichen Mehrwert bringt.
 
Ein weiteres Feature, das Personalabteilungen die Arbeit erleichtert, ist die "Aktendeckelzusammenführung" bzw. deren Protokollierung. In diesem Fall werden bei einem Neueintritt eines ausgetretenen Mitarbeiters seine alte Personalnummer und seine alten Akten mit der neuen Personalnummer verbunden und HR-Abteilung und Mitarbeiter haben wieder Zugriff auf historische Daten.
 
Gerade in Konzernen ist bei HR-Tools auch die Mandantenfähigkeit ein wesentliches Kriterium. Unsere Lösungen ermöglichen den Einsatz des Tools in allen berechtigten Konzernunternehmen. Über Zugriffsberechtigungen wird gesteuert, wer welche Daten sehen darf.
 
Der elektronische Personalakt bringt Vorteile:
•    alle mitarbeiterbezogenen Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und archiviert
•    alle Bewegungsdaten werden nachvollziehbar gespeichert
•    allen Mitarbeitern wird die Einsichtnahme erleichtert
 
Für weitere Informationen rund um die elektronische Personalakt-Verwaltung freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

 

Okt 2018
 
Ronald Bürscher
rb@dccs.at
+43-699-193-963-13