Sicher und effizient arbeiten mit Office 365

Steiermark Tourismus

Die Steirische Tourismus GmbH hat die IT-Landschaft komplett modernisiert und alle relevanten Daten in die Microsoft Office 365 Cloud ausgelagert. Gleichzeitig wurde die Sicherheit der E-Mailkommunikation mit einer Barracuda ESS Mailsecurity-Lösung wesentlich erhöht.
Stufenweise, rasch und sicher

Office 365 Migration

Die IT-Infrastruktur wurde inkl. Mailboxen und Daten stufenweise in die Office 365 Cloud migriert. Gleichzeitig wurde die Sicherheit der E-Mailkommunikation mit einer Barracuda ESS Mailsecurity-Lösung erhöht. Die Steiermark Tourismus GmbH hat ihre IT-Landschaft modernisiert und alle relevanten Daten in die Cloud ausgelagert.

"Ein großer Vorteil der Cloud ist, dass unsere Lösungen immer up to date sind, denn die Updates werden automatisch eingespielt. Zudem sind wir sicherheitstechnisch besser aufgestellt, weil das Rechenzentrum die neuesten Security-Technologien verwendet. Unser Dienstleister hat uns gut beraten und das Projekt zügig und erfolgreich umgesetzt."

Markus Leitner, Steirische Tourismus GmbH

Der Weg in die Office 365 Cloud

Steiermark Tourismus
Steiermark Tourismus koordiniert alle Marktaktivitäten rund um Urlaub im „Grünen Herz Österreichs“. Ziel ist es, die Bekanntheit der Marke „Urlaub in der Steiermark“ zu steigern und Marktanteile zu gewinnen. Für ihre tägliche Arbeit mit den Tourismusbetrieben und Partnern nutzen die Mitarbeiter des Steiermark Tourismus vor allem Informationen aus E-Mails und CRM sowie der Dateiablage am Exchange Server. „Das Problem war nur, dass die über die Jahre gewachsene Server- und Client-Struktur unübersichtlich wurde und die unterschiedlichen Systeme und Windows-Versionen nicht mehr zusammenpassten. Wir wollten daher die gesamte Systemlandschaft einheitlich auf Microsoft Office-365-Basis zusammenführen und in die Cloud migrieren“, berichtet Markus Leitner, MBA, Teamleiter bei Steiermark Tourismus.

Zuverlässiger, kosteneffizienter Partner
Zur Auswahl eines geeigneten IT-Dienstleisters führte Steiermark Tourismus eine Ausschreibung durch. Unter den drei Finalisten fiel die Wahl schließlich auf DCCS, die bereits seit vielen Jahren Partner des Tourismusspezialisten sind und die IT der Organisation gut kennt. „Entscheidend für den Zuschlag war nicht nur das Know-how von DCCS, sondern auch der attraktive Preis“, meint Leitner. In einem ersten Workshop definierte man dann gemeinsam die Anforderungen im Detail und legte einen Plan zur Umsetzung fest. Dabei stand nicht nur die Migration der Informationen aus Office, CRM und SQL Server im Mittelpunkt, sondern auch die Modernisierung der kompletten Hardware der Arbeitsplätze. „Dabei erhielten alle Mitarbeiter sukzessive neue Notebooks, Bildschirme und mobile Geräte wie Tablets und Smartphones“, so Leitner.

Rasche Migration und Umsetzung
Im nächsten Schritt erfolgte die stufenweise Migration aus Office, Dynamics CRM (mit rund 500.000 Datensätzen), Exchange 2013 und SQL Server sowie SharePoint in die Office-365-Cloud. Zuvor wurden noch die zahlreichen unterschiedlichen Domains des Unternehmens vereinheitlicht und reduziert. Zusätzlich konfigurierte DCCS eine neue, einheitliche Login-Struktur für die Benutzer, die sich nun mit einem einzigen Namen und Passwort in allen Systemen anmelden können. „Die größte Sorge bei der Migration in die Cloud war, dass Daten verloren gehen könnten. Die Bedenken waren allerdings unberechtigt, denn die Umstellung klappte reibungslos. Während und nach der Migration war ein uneingeschränkter Zugriff auf die Daten möglich, die Mitarbeiter wurden nicht in ihrer Arbeit gestört. Unsere Daten sind zwar nicht so sensibel wie beispielsweise jene eines Arztes. Dennoch ist das Hosting im gesicherten Rechenzentrum ein großer Vorteil und Sicherheitsfaktor“, meint Leitner. Die gesamte Umstellung war in rund zwei Monaten abgeschlossen.

Einfache Verwaltung und zentraler, sicherer Zugriff
Zu den wesentlichen Vorteilen des Cloud-Portals zählen für die Administratoren das wesentlich einfachere Management von Lizenzen und Usern. Die Office-365-Konsole ermöglicht einen direkten Zugriff auf alle zugehörigen Softwareprodukte und die einfache Benutzerverwaltung. Die Mitarbeiter wiederum können mit einem einheitlichen Login per Notebook, Tablet und Smartphone auf alle relevanten Daten zugreifen – egal ob Kontakte aus dem CRM, Präsentationen, Bilder oder Dokumente – und diese direkt bei den Partnern (etwa Tourismusverbände und Regionen) verwenden. „Ein großer Vorteil der Cloud ist auch, dass unsere Lösungen immer up to date sind, denn die Updates werden automatisch eingespielt. Zudem sind wir sicherheitstechnisch besser aufgestellt, weil das Rechenzentrum die neuesten Security-Technologien verwendet“, erklärt Leitner, und fügt hinzu: „Erfreulich war, dass sich alle Mitarbeiter rasch mit dem neuen System und den Geräten wohlgefühlt und den Nutzen sofort erkannt haben.“

Hohe Sicherheit in der E-Mail-Kommunikation
Einen großen Schritt nach vorne hat Steiermark Tourismus bei der Abwehr von Spam-Mails gemacht. Im Zuge der Umstellung auf Office 365 wurde auch gleich der Spam- und Virenschutz modernisiert und in der Cloud gehostet. Dank der Barracuda ESS Sandboxing-Technologie werden die E-Mails zuerst von der Software geöffnet und untersucht. Danach legt das System fragwürdige Mails in der individuellen Quarantäne-Box des jeweiligen Nutzers ab. Dort kann jeder Mitarbeiter die Nachrichten sichten und selbst entscheiden, ob ihm die bestreffende E-Mail zugestellt werden soll oder nicht. „Das ist enorm praktisch und reduziert den Administrationsaufwand. Nach den guten Erfahrungen mit der Cloud überlegen wir, auch das Filesharing mit OneDrive in die Wolke auszulagern“, so Leitner, der mit DCCS als Partner sehr zufrieden ist. „Unser Dienstleister hat uns gut beraten und das Projekt zügig und erfolgreich umgesetzt“, ist sich Leitner sicher.

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Hans Eder, DCCS