Praxis-Tipps
für professionelle Microsoft Teams Meetings - Teil 2

Die erfolgreiche Durchführung

 
Die digitale Zusammenarbeit, sowohl unternehmensweit als auch mit externen Partnern, gewinnt ständig an Bedeutung. Mit Microsoft Teams, das mit Chats, Datenaustausch, Telefonie und Online-Meetings alle zentralen Funktionen bietet, sind Sie dafür bestens gerüstet.  

Damit Ihre Meetings mit Microsoft Teams auch zum Erfolg werden, haben wir für Sie Tipps zusammengefasst, die Ihnen das Planen, Abhalten und Nachbereiten von Meetings über Microsoft Teams erleichtern. Unsere Tipps widmen sich folgenden Themen:

  1. Voraussetzungen für Ihre Teams Meetings
  2. Planen Ihres Meetings
  3. Vorbereiten Ihres Meetings
  4. Einsteigen in Ihr Meeting
  5. Aufgaben des Moderators/Meeting Organisators
  6. Notizen während der Besprechung
  7. Inhalte teilen
  8. Whiteboard
  9. Meeting abschließen
  10. Besprechungsnotizen
  11. Verfügbarkeit der Dokumentation
  12. Kommunikation via Chat fortsetzen

 

Unsere Infos und Tipps zur Durchführung professioneller Teams-Meetings finden Sie im Anschluss. Den Beitrag zur Vorbereitung von Teams-Meetings (Voraussetzungen, Planung und Vorbereitung) haben wir hier für Sie verlinkt. Teil 3 unserer Reihe widmet sich dem Abschluss und der Nachbereitung von Teams-Meetings und ist hier für Sie verlinkt. 

 

4.    Einsteigen in Ihr Meeting

Grundsätzlich kann jeder Teilnehmer sowohl in seinem Outlook Kalender, als auch in seinem Teams Kalender in der Teams App ins Meeting einsteigen. Auch hier bietet die Teams App zwei Möglichkeiten, die Sie in Outlook nicht haben:

  • Push Notification: die App schickt Ihnen eine Mitteilung, wenn andere Teilnehmer ins Meeting eingestiegen sind. So nehmen Sie vor allem in größeren Meetings wahr, wenn weitere Teilnehmer in den Raum kommen.
  • Launcherseite wird nicht angezeigt: steigen Sie direkt aus der App in einen Termin ein, wird die Teams-Launcherseite nicht angezeigt. Der Zeitaufwand, den Sie für den Aufruf der Teams-Launcherseite einplanen müssen, wenn Sie von Outlook aus in einen Termin einsteigen, fällt somit weg.

 

Der Wartebereich

Bei Meetings mit externen Teilnehmern empfehlen wir die Konfiguration eines Wartebereichs. Der Wartebereich dient dazu, dass externe Teilnehmer hier warten bis interne Teilnehmer sich auf das Meeting vorbereitet und sich abgesprochen haben. Nach der internen Vorbereitung werden externe Teilnehmer vom Moderator/Meeting Organisator ins Meeting geholt.

 

             

 

5.    Aufgaben des Moderators/Meeting Organisators

Als Moderator/Meeting Organisator haben Sie eine Reihe Aufgaben, die teilweise den Aufgaben in Präsenzmeetings entsprechen:

  • Teilnehmerliste prüfen: Wie oben beschrieben, ist es Aufgabe des Moderators/Meeting Organisators, die Teilnehmerliste im Auge zu behalten und zu prüfen, ob sich externe Teilnehmer im Wartebereich befinden.
  • Teams Kalender App: Grundsätzlich empfehlen wir die Verwendung der Teams Kalender App, da sie viele Vorteile bietet. Diese ist allerdings nur für jene Teilnehmer von Teams Meetings verfügbar, deren Outlook-Mailbox im Exchange Online liegt. Wir empfehlen Ihnen, Ihre externen Teilnehmer zu fragen, ob sie über die Teams Kalender App verfügen. Sollte die App nicht verfügbar sein, ist der Einstieg in ein Teams Meeting immer via Outlook möglich.

  • Den Chat beobachten: nachdem viele Teilnehmer den Redefluss des Präsentators nicht mit Zwischenfragen stören wollen, wird der Chat genutzt, um Fragen zu stellen, Aussagen zu kommentieren oder Links bereitzustellen. Als Moderator/Organisator sollten Sie daher immer auch einen Blick auf den Chat werfen und grundsätzlich rasch auf Kommentare reagieren. Der Chat bleibt übrigens auch nach dem Meeting bestehen. So haben Sie die Möglichkeit, auch im Anschluss an das Meeting z.B. Fragen zu beantworten oder Kommentare in Ihr Meeting-Protokoll aufzunehmen.
  • Videokamera aktivieren: in allen Meetings macht die nonverbale Kommunikation einen bedeutenden Anteil des Meetings aus. Somit empfehlen wir grundsätzlich, die Videokamera zu aktivieren. Per Video können alle Teilnehmer auch die Mimik und Gestik der Gesprächspartner wahrnehmen, was das Meeting bereichert. Wenn es aus technischen Gründen nicht möglich ist, die Kamera während des gesamten Meetings zu aktivieren, dann empfehlen wir die Aktivierung der Kamera zumindest zu Beginn und am Ende des Meetings.
  • Teilnehmer stumm schalten: diese Option gibt es in Meetings mit zumindest 2 weiteren Teilnehmern.


    Grundsätzlich hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, einzelne oder alle anderen Teilnehmer stumm zu schalten, d.h. das Mikrophon der anderen Teilnehmer wird stumm geschaltet (gemutet). Wir empfehlen Ihnen zu bedenken, dass die gemuteten Teilnehmer ihr Mikrophon jedoch selbst aktiveren können. Bei Bedarf können Sie diese Einstellung so ändern, dass nur der Präsentator Teilnehmer stumm schalten kann. Grundsätzlich wird die Stummschalt-Funktion in Meetings immer wieder genutzt, beispielsweise dann, wenn bei einem Teilnehmer laute Hintergrundgeräusche das Meeting stören, der Teilnehmer aber nicht daran gedacht hat, selbst sein Mikrofon auf stumm zu schalten.

 

6.    Notizen während der Besprechung

Microsoft Teams bietet Ihnen die Möglichkeit, die Sidebar für Besprechungsnotizen anzuzeigen bzw. wieder auszublenden.

 

 

 

Die Besprechungsnotizen von Teams bieten Ihnen mehrere Vorteile. Sie sind direkt mit Ihrer Besprechung verknüpft. Somit können Sie sie zur Vorbereitung Ihres Termins, zur Mitschrift während der Besprechung und auch zur Nachbereitung des Meetings verwenden. Nachteilig ist allerdings, dass diese Notizen nur schwer zu teilen sind.
Aufgrund der Vor- und Nachteile der Notizfunktion in Teams empfehlen wir, diese Funktion für die Vorbereitung und Kommunikation der Agenda zu nutzen. Für alle weiteren Dokumentationen wie Mitschrift und Protokoll empfehlen wir Microsoft OneNote, da Sie hier Seiten wesentlich leichter teilen bzw. verteilen können.

 

7.    Inhalte teilen

Grundsätzlich können im Meeting unterschiedlichste Inhalte geteilt werden. Nach Klick auf das Symbol "Bildschirm teilen" sehen Sie diese Optionen:

  • Desktop: die am Gerät angeschlossenen Bildschirme (wie es viele Nutzer von Skype kennen)
  • Fenster: z.B. einzelne Applikationsfenster, die geöffnet sind
  • PowerPoint / Durchsuchen: Präsentationen direkt teilen
  • Whiteboard: ein virtuelles "Flipchart"
     

 

Vor allem die unter Desktop und unter Fenster wählbaren Optionen führen häufig zu Fehlern beim Teilen von Inhalten. Sehr oft passiert es, dass anstelle des Bildschirms nur ein Fenster geteilt wird. Weiters kommt es häufig vor, dass ein anderes als das gewünschte Fenster in den Bildschirm bzw. das Teams-Meeting hineingezogen wird oder ein Fenster in den falschen Bildschirm gezogen wird. Bei der Präsentation des Bildschirms gilt es weiters genau darauf zu achten, dass nicht irrtümlich vertrauliche Inhalte angezeigt werden, die andere Teilnehmer nicht sehen sollen, z.B. Ihre Mail-Inbox.
Diese Fehler beim Präsentieren von Fenstern und Bildschirmen passieren, weil Vortragende die Möglichkeiten von Präsenzmeetings gewöhnt sind. In Online-Meetings wird durch diese Fehlerquellen der Vortragsfluss unterbrochen, da die Teilnehmer nicht das sehen, was der Präsentator sieht.

 

Aufzeichnung von Präsentationen

Idealerweise legen Sie zu Beginn eines Meetings fest, ob dieses aufgezeichnet wird. Bevor Sie eine Aufzeichnung des Meetings oder einzelner Präsentationen starten, müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer mit der Aufzeichnung einverstanden sind.


Für das Aufzeichnen von Meetings müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein:
    • Teilnehmer, benötigen eine gültige Lizenz für Microsoft Streams um aufzeichnen zu können
    • Die Streams App ist für den Benutzer aktiviert, der die Aufzeichnung startet
    • Der aufzeichnende Benutzer ist berechtigt, Videos hochzuladen (entspricht der Standardeinstellung).
Jeder interne Teilnehmer (aus Sicht des Organisators), der diese Voraussetzungen erfüllt, kann eine Präsentation oder auch das ganze Meeting aufzeichnen. Für externe Teilnehmer ist diese Option deaktiviert. Die Aufzeichnung starten Sie, indem Sie in der Meeting Bar unter der Ellipsis (…) den Menüpunkt "Aufzeichnung beginnen" wählen.

 

 

Alle internen und externen Besprechungsteilnehmer werden sofort von Teams benachrichtigt, dass die Aufzeichnung gestartet wurde.

 

 

Diese Benachrichtigung wird auch im Chatverlauf veröffentlicht und ist somit auch dauerhaft dokumentiert. Zur Zeit können Gäste und Angehörige anderer Organisationen keine Aufzeichnung starten. Sollten Sie sich unsicher sein, ob Aufzeichnungen datenschutzkonform sind empfehlen wir Ihnen, den Datenschutzverantwortlichen Ihres Unternehmens zu kontaktieren.
Beendet wir die Aufzeichnung, sobald ein interner Teilnehmer im Menü auf "Aufzeichnung beenden" klickt oder das Meeting selbst beendet wird.

 

 

Hierbei empfehlen wir Ihnen, zu beachten, dass die Aufzeichnung erst beendet wird, wenn alle Teilnehmer den Meetingraum verlassen haben.

 

Die Aufzeichnung einer Besprechung bietet Ihnen aus unserer Sicht folgende Vorteile:

  • Das Meeting kann auch im Nachgang wieder aufgerufen werden. So können Teilnehmer versäumte Inhalte nachholen, beispielsweise, wenn sie verspätet in den Meetingraum gekommen sind oder ihn frühzeitig verlassen mussten.
  • Wichtige Inhalte, insbesondere Entscheidungen können nachträglich geprüft werden, da sie ja im Video dokumentiert sind.
  • Videos können automatisch transkribiert werden. Dies funktioniert mittlerweile auch in deutscher Sprache. Mithilfe des Transskripts sind Videos rasch und genau durchsuchbar. Auch das Anfertigen von Protokollen ist so wesentlich einfacher und schneller möglich.

Mit dem Aufzeichnen von Besprechungen sind aber auch folgende Nachteile verbunden:

  • Videos benötigen entsprechenden Speicherplatz.
  • Zeichnet man viele Meetings auf, wird die Verwaltung und Ablage der Videos rasch unübersichtlich.

Aufgrund der Vor- und Nachteile, die wir sehen, empfehlen wir Ihnen, im Vorhinein gut zu überlegen, welches Meeting auch tatsächlich aufgezeichnet wird.

 

 

8.    Whiteboard

Whiteboard ist Teil Ihrer Teams App. Mit Whiteboard können Sie u.a. Skizzen erstellen. Das digitale Whiteboard ersetzt "analoge" Whiteboards und Flipcharts, die Sie in Präsenzmeetings einsetzen würden. In Ihrem Meetings starten Sie Whiteboard durch die Funktion "Bildschirm teilen".

 

Quelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/office-365-blog/microsoft-whiteboard-now-available-for-the-web-and-integrated-in/ba-p/973566

 

Alternativ zu Whiteboard konnte bereits bisher OneNote für diese Aufgabe verwendet werden, da auch OneNote Zeichenfunktionen bietet. Zeichnen in OneNote ist aus unserer Sicht nur dann eine Option, wenn Sie über einen Touch Screen und einen dazugehörigen Touchpen verfügen. Zeichnungen, die mit Mouse und Touchpad bzw. ohne Touchpen entstehen, führen in den meisten Fällen zu wenig professionellen Visualisierungen. Auch die relativ lange Ladezeit der App ist häufig nachteilig.
Wenn Sie in Teams das Whiteboard teilen, haben Sie die Möglichkeit, die Windows 10 App zu öffnen (sofern Sie diese aus dem App Store installiert haben). Dieser Client bietet Ihnen weiter verbesserte Zeichenoptionen.

Aktuell können Whiteboard-Inhalte nur mit internen Teilnehmern geteilt werden. Die Möglichkeit, Inhalte mit externen Personen zu sharen folgt, laut Info von Microsoft.

 

 

Zusammenfassung unserer Tipps

  • Als Meeting Organisator beobachten Sie den Wartebereich und lassen wartende Teilnehmer in den Raum. Sie beachten den Chat, in dem häufig Fragen gestellt werden, und beantworten diese zeitnah
  • Nutzen Sie Videobilder der Teilnehmer, sie erweitern die Kommunikationsmöglichkeiten
  • Teilen Sie Inhalte, achten Sie aber immer darauf, Inhalte zu teilen, die für den Teilnehmerkreis gedacht sind
  • Während des Meetings erstellte Chateinträge, geteilte Links, Notizen udgl. bleiben auch nach dem Meeting in Teams erhalten
  • Erweitern Sie die Möglichkeiten von Teams und setzen Sie OneNote zur Dokumentation oder Whiteboard zum Skizzieren ein

 

Praxis-Tipps zu Voraussetzungen, Planen und Vorbereiten professioneller Teams-Meetings sowie zur Nachbereitung

Lesen Sie auch Teil 1 und 3 unserer Praxis-Tipps. Teil 1, der sich dem Thema Voraussetzungen, Planen und Vorbereiten professioneller Teams-Meetings widmet ist hier für Sie verlinkt. Teil 3 befasst sich mit dem Abschluss und der Nachbereitung von Teams-Meetings und ist hier für Sie verlinkt.

 

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