Praxis-Tipps
für professionelle Microsoft Teams Meetings - Teil 3

Abschluss und Nachbereitung Ihres Meetings

 

Unternehmensweit und mit externen Partnern digital zusammenzuarbeiten, zu chatten, Daten auszutauschen, zu telefonieren und Online Meetings abzuhalten, ist für manche User neu für andere dagegen selbstverständlich. Microsoft Teams ist das zentrale Tool, das uns dabei digital unterstützt.
 
Damit Ihre Meetings mit Microsoft Teams zum Erfolg werden, haben wir für Sie Tipps zusammengefasst, die Ihnen das Planen, Abhalten, Abschließen und Nachbereiten von Meetings über Microsoft Teams erleichtern. Unsere Tipps widmen sich folgenden Themen:

 

  1. Voraussetzungen für Ihre Teams Meetings
  2. Planen Ihres Meetings
  3. Vorbereiten Ihres Meetings
  4. Einsteigen in Ihr Meeting
  5. Aufgaben des Moderators/Meeting Organisators
  6. Notizen während der Besprechung
  7. Inhalte teilen
  8. Whiteboard
  9. Meeting abschließen
  10. Besprechungsnotizen
  11. Verfügbarkeit der Dokumentation
  12. Kommunikation via Chat fortsetzen

 

Unsere Infos und Tipps zu den Punkten 9-12 (Abschließen und Nachbereiten professioneller Teams-Meetings) finden Sie im Anschluss.
Tipps zur Duchführung von Teams-Meetings sind hier für Sie verlinkt, die Tipps zur Vorbereitung von Teams-Meetings sind hier verlinkt.


9. Meeting abschließen

Jeder Teilnehmer beendet seine Meetingpräsenz indem er den Meetingraum verlässt. Vor allem in kleineren Meetings ist es sinnvoll, sich vor Verlassen des Meetings von den anderen Teilnehmern zu verabschieden. Wenn jemand das Meeting bzw. die Präsentation nicht stören will, ist die Verabschiedung auch im Chat möglich.
Wir empfehlen, dass der Meeting-Organisator den Meetingraum erst verlässt, wenn alle Teilnehmer aus dem Meeting ausgestiegen sind. Manche Teilnehmer bleiben im Chat, bis kaum jemand mehr anwesend ist, um dem Vortragenden spezifische Fragen zu stellen, die Sie im großen Kreis nicht diskutieren wollen. Indem der Organisator als letzter den Raum verlässt, kann er sicherstellen, dass alle Fragen eingebracht und beantwortet wurden.

 
Beenden der Meeting-Aufzeichnung

Die Aufzeichnung des Meetings können Sie jederzeit über den Menüpunkt "Aufzeichnung beenden" abschließen. Dieser Menüpunkt steht jedem internen Teilnehmer zur Verfügung, nicht nur dem Organisator oder Präsentator.
In jedem Fall endet die Aufzeichnung automatisch, wenn der letzte Meetingteilnehmer den Raum verlassen hat.

 

 


10. Besprechungsnotizen

Auf Besprechungsnotizen können zurzeit nur interne Teilnehmer zugreifen. Aus technischer Sicht betrachtet, basiert das Feature Besprechungsnotizen auf der Teams-Wiki-App, mit der das Teilen von Inhalten nur schwer möglich ist. Wir empfehlen dem Organisator, im Nachgang an das Meeting die Mitschriften der einzelnen Teilnehmer einzusammeln.

 

 

Die gängigen Möglichkeiten zum Einsammeln der Notizen sind über die hier beschriebenen Besprechungsnotizen in Teams, sowie über OneNote-Mitschriften, die einfach geteilt werden können. Aus allen verfügbaren Notizen erstellt der Organisator ein Protokoll, das er in der Folge an die Teilnehmer versendet. Wir empfehlen, auch Whiteboard-Inhalte als Bild-Export ins Protokoll aufzunehmen. Damit es auch später im Meetingraum verfügbar ist, wird dieses Protokoll auch bei den Dateien im Meetingraum abgelegt.

 
Video-Aufzeichnung des Meetings

Wenn die Aufzeichnung des Meetings Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden soll, dann ist es Aufgabe des Organisators, das Video nachzubearbeiten und aufzubereiten. Auf die Beschreibung von Stream und der nötigen Settings verzichten wir an dieser Stelle, da dies den Rahmen sprengen würde. Der Zugriff auf das in Teams oder Stream bereitgestellte Video ist zurzeit nur für interne Meetingteilnehmer möglich (der Zugang für externe User steht für Q4 auf der Roadmap von Microsoft). Wenn Sie das Video externen Teilnehmern zur Verfügung stellen wollen, so empfehlen wir Ihnen das Video manuell aus Stream downzuloaden, es im Zusammenarbeitsbereich Ihres SharePoint abzulegen und ggfs von dort aus zu teilen.
Als Organisator sollten Sie sich bei der Nachbearbeitung des Videos immer folgende Fragen stellen:

  • Sind der Name des Videos und dessen Beschreibung korrekt?
  • Welche Sprache muss für das Video gesetzt werden, damit die Transkription optimale Ergebnisse liefert?
  • Wer darf auf das Video zugreifen?
  • Sind alle unnötigen Teile aus dem Video entfernt?

 

11. Verfügbarkeit der Dokumentation

Sämtliche Meeting-Ressourcen bleiben auch nach dem Meeting in Teams erhalten. Nachdem die Teilnehmer das Meeting verlassen haben, können sie nachträglich über den Meeting-Eintrag in der Chat-App auf die im Meetingraum abgelegten Inhalte zugreifen. Wir empfehlen, im Meetingraum, ggfs. im Nachgang, alle wesentlichen Inhalte des Meetings für alle verfügbar zu machen. Bei wichtigen wiederkehrenden Serienterminen hat es sich bewährt, diese auch im Chatverlauf anzuheften. So haben Sie Ihre wichtigsten Termine im Schnellzugriff, ersparen sich das Suchen und können effizienter arbeiten.

 
Der Meetingraum

Für interne Teilnehmer stehen in jedem Meetingraum vier Bereiche zur Verfügung (dies entspricht den Standardeinstellungen):

  • Chat
  • Dateien
  • Besprechungsnotizen (siehe oben)
  • Whiteboard

 
Der Chat

Im Tab Chat des jeweiligen Meetingraums können Sie den Teilnehmerverlauf nachvollziehen, d.h. Sie sehen hier, welcher Teilnehmer dem Meeting beigetreten ist und wer es verlassen hat. Sie sehen auch, ob während dem Meeting im Chat Fragen gepostet wurden, diese bleiben, wie bereits erwähnt, gespeichert. Wird das Meeting aufgezeichnet, so finden Sie hier auch den Schnellzugriff zur Videoaufzeichnung. Nachdem dieser Schnellzugriff Teil des Meetingraums ist, steht auch er zurzeit nur internen Mitarbeitern zur Verfügung.

 

 


Die Dateien

Alle Dokumente, die während des Meetings geteilt wurden, können hier abgelegt werden. So sind Dokumente auch im Nachgang für alle Meetingteilnehmer verfügbar. Alle Dateien, die hier abgelegt werden, stehen dem Benutzer der sie hochlädt, immer auch in seinem OneDrive for Business zur Verfügung.

 

 

Das Whiteboard

Wenn im Meeting das Whiteboard verwendet wurde, so sind in diesem Bereich die Whiteboard-Inhalte dauerhaft verfügbar. Whiteboard Inhalte können auch als Bild exportiert werden. Wir empfehlen, den Bild-Export auch ins Meeting-Protokoll aufzunehmen, insbesondere dann, wenn das Protokoll auch externen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird.

 

 

 

12. Kommunikation via Chat fortsetzen

Der Chat-Bereich und sämtliche Inhalte sind, wie gesagt, im Meetingraum auch nach dem Ende des Termins verfügbar. Wir empfehlen Ihnen, zur weiteren Kommunikation mit den Meetingteilnehmern auch den Chat zu nutzen. Insbesondere für weiterführende Informationen, die für alle Teilnehmer interessant sind, Aspekte und Informationen, die erst nach dem Meeting bekannt wurden oder Meinungen, die sich erst nach dem Meeting manifestiert haben. So bleiben alle Teilnehmer am aktuellen Stand und der Austausch innerhalb der Gruppe lebt weiter.

 


Zusammenfassung unserer Tipps:

  • Als Meeting Organisator verlassen Sie als letzter den Raum
  • Der Chatverlauf bleibt erhalten und dient als Schnellzugriff zu Videos
  • Alle im Meetingraum abgelegten Dokumente bleiben erhalten
  • Als Meeting Organisator erstellen Sie das Protokoll und bearbeiten die Videoaufzeichnung
  • Nutzen Sie den Chat auch nach dem Termin zur Kommunikation mit der Gruppe

 

Praxis-Tipps zu Voraussetzungen, Planen und Vorbereiten
sowie Durchführung professioneller Teams-Meetings

Lesen Sie auch Teil 1 und 2 unsere Praxis-Tipps. Die beiden Beiträge mit Tipps zur Vorbereitung von Teams-Meetings und Tipps zur Duchführung von Teams-Meetings haben wir für Sie verlinkt. 

 

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