Mit digitalen Audits das QM optimieren

Daimler AG

Erstellt wurde eine Auditing-Applikation, die den gesamten Auditierungsprozess des Kunden abbildet - von der Planung von Audits, über deren Durchführung bis zum Maßnahmenmanagement-Prozess. Die Applikation ist so konzipiert und implementiert, dass sie von den Auditoren jederzeit und überall auch offline genutzt werden kann.
Auch offline voll funktionsfähig

Webtaugliche Auditing-Software

Aktuell nutzen rund 5.000 Benutzer das Tool, das die Anwender von Beginn an begeistert hat. Einerseits standardisiert es den gesamten Prozess und macht ihn damit transparent, durchgängig und schneller als bisher. Andererseits bietet es eine zentrale Übersicht,  sowie eine komplette, auswertbare Historie. Darüber hinaus spart das Tool - durch den elektronischen Genehmigungsprozess von Auditberichten - Aufwand und Durchlaufzeit .

Durchgängig digitaler Auditierungsprozess

Die von DCCS entwickelte Auditing-Applikation bildet den kompletten Auditierungsprozess des Kunden ab – von der Auditplanung über die Auditdurchführung bis hin zum Maßnahmen-management und nachgelagerten Controlling. Sie vereinheitlicht den Prozess der Planung, Durchführung und Dokumentation von Audits und ist dabei für hohe Daten- und Zugriffsvolumen ausgelegt. Das Tool unterstützt dabei maßgeblich die Durchführung der Anforderungs-bewertung und die zentrale Feststellungserfassung, die Erstellung der Auditberichte als PDF-Dokumente sowie die revisionssichere elektronische Ablage derselben. Abgebildet werden regelmäßige Überprüfungen und Bewertungen von Lieferanten wie auch interner Prozesse sowie Potenzialanalysen. Dies erfolgt beispielsweise nach Standards wie ISO, VDA, PPF, PFA, TRL oder LPA.

Darüber hinaus lassen sich Anforderungskataloge für Audits vom Kunden, der Daimler AG, selbst erstellen und unterschiedliche Audit-Typen und Bewertungsschemata abbilden – und das in mehreren Sprachen. So verwendet das international tätige Unternehmen neben Deutsch und Englisch auch Chinesisch für seine Prüfkataloge. Die von DCCS entwickelte Software kann dank ihrer standardisierten Technologien problemlos in die bestehende Infrastruktur integriert und über eine Schnittstelle beispielsweise an das Covisint-Portal angebunden werden, das im Automotive-Sektor häufig genutzt wird. Auch Lieferanten erleichtert die Applikation die Audit-Abwicklung, da beispielsweise das Management umzusetzender Maßnahmen ohne Medienbrüche online möglich ist.

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Audits auch offline durchführen
Die Auditoren können nun ihre Audits sogar ohne Netzwerk-Zugang erledigen – dafür ist lediglich ein Webbrowser ohne Installation einer weiteren Software erforderlich. Die webtaugliche Software ist für gängige Browser nach HTML5- und CSS3-Standard geeignet und als Single-Page-Webanwendung realisiert.
Eine zentrale Anforderung war die Offlinefähigkeit der Applikation, um beispielweise Überprüfungen bei Lieferanten vor Ort durchführen zu können, wo oftmals keine Internetverbindung zur Verfügung steht. Die Offline-Fähigkeit der Applikation bei gleichzeitig hoher fachlicher und technischer Komplexität der Lösung stellt eine besonders anspruchsvolle Aufgabe dar, die nur wenige IT-Dienstleister beherrschen. DCCS löste diese Aufgabe mit Bravour und setzte dabei viele hilfreiche und unterstützende Funktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Erinnerungen, Auditphasenvisualisierung, Datenqualitätsprüfungen oder eine kontextspezifische Hilfe um. Neben der Expertise in der Entwicklung offlinefähiger Webapplikationen brachte DCCS auch umfangreiches Prozessverständnis in die Lösung ein.

Zentrale Arbeits- und Informationsplattform
Aktuell nutzen rund 5.000 Benutzer das Tool, das die Anwender von Beginn an begeistert hat. Einerseits standardisiert es den gesamten Prozess und macht ihn damit transparent, durchgängig und schneller als bisher. Andererseits bietet es eine zentrale Übersicht, etwa wo und wann welche Audits stattfinden, sowie eine komplette, auswertbare Historie aller Audits. Darüber hinaus spart das Tool Aufwand und Durchlaufzeit durch einen elektronischen Genehmigungsprozess von Auditberichten in Form eines revisionssicheren Workflows inklusive Benachrichtigungen und Erinnerungen. Bei der Umsetzung der Applikation wurden außerdem die verständliche Benutzerführung und ein ansprechendes Design laufend berücksichtigt.
Durch diese Standardisierung des Prozesses können Fehler reduziert werden. Nicht zuletzt ist die Lösung technologisch offen für weitere Audit-Typen und dadurch zukunftsorientiert. Neben der Auditierung von Lieferanten und internen Prozessen kann die Audit-Software mit entsprechenden Anpassungen auch in anderen Bereichen – bspw. After-Sales-Bereich – unterstützen.

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Valides Architekturkonzept für die Offline-Fähigkeit, agil umgesetzt
Parallel zu einer rund viermonatigen Workshop-Phase begann DCCS mit der Entwicklung des Tools nach der agilen Methode. In größeren Sprint-Einheiten von vier Wochen wurden User-Stories erstellt, von den Fachabteilungen der Daimler AG für Einkauf und Qualitätsmanagement geprüft und die Ergebnisse getestet und weiter verbessert. Nach rund drei Monaten präsentierte DCCS den ersten Prototypen. Als Front-End-Framework dient Dojo und im Backend kommt Java EE zum Einsatz. Bei der Umsetzung der Aufgaben bewies DCCS nicht nur hohes fachliches Know-how, sondern konnte auch den Zeitplan optimal einhalten. So vergingen vom Auftrag bis zum Go-live der fertigen Lösung nur rund zehn Monate.
 

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Kontakt Ralph Schmieder

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