Praxis-Tipps
für professionelle Microsoft Teams Meetings - Teil 1

Voraussetzungen, Planung und Vorbereitung

Microsoft Teams ist die zentrale App für Ihre Zusammenarbeit – nicht nur in Ihrem eigenen Team sondern auch unternehmensweit und mit externen Partnern. Sie finden in Teams alles, was Sie für Ihre Online Zusammenarbeit brauchen, von Chats und Datenaustausch bis zu Telefonie und Online-Meetings.

Wir haben für Sie Tipps zusammengefasst, die Ihnen das Planen, Durchführen und Nachbereiten von Meetings über Microsoft Teams erleichtern. Unsere Tipps widmen sich folgenden Themen:

  1. Voraussetzungen für Ihre Teams Meetings
  2. Planen Ihres Meetings
  3. Vorbereiten Ihres Meetings
  4. Einsteigen in Ihr Meeting
  5. Aufgaben des Moderators/Meeting Organisators
  6. Notizen während der Besprechung
  7. Inhalte teilen
  8. Whiteboard
  9. Meeting abschließen
  10. Besprechungsnotizen
  11. Verfügbarkeit der Dokumentation
  12. Kommunikation via Chat fortsetzen


Unsere Infos und Tipps zur Vorbereitung von Teams Meetings, den Punkten 1-3 (Voraussetzungen, Planung, Vorbereitung), finden Sie im Anschluss. Die Tipps zur Durchführung von Teams-Meetings behandeln wir in einem Beitrag, den wir hier für Sie verlinkt haben. Teil 3 unserer Reihe widmet sich dem Abschluss und der Nachbereitung von Teams-Meetings und ist hier für Sie verlinkt.

 

1. Voraussetzungen für Teams Meetings

Die beiden grundlegenden Voraussetzung für Teams Meetings sind ein Office 365 Konto mit gültiger Lizenz zur Verwendung von Microsoft Teams und eine stabile Internetverbindung. Weitere Applikationen, wie OneNote oder Whiteboard können die Gestaltung und Dokumentation von Meetings verbessern, sind aber nicht zwingend erforderlich.

 

2. Planen Ihres Meetings

Grundsätzlich gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Teams Meeting zu planen bzw. zu organisieren.

2.1 Planen über den Outlook-Kalender

Zum einen über Ihren Kalender in Outlook, wo Sie im Kalender-Menü das Teams-Besprechungs-Plugin verfügbar haben. 

Durch Betätigen dieses Buttons wird im Inhalt des Kalendereintrages eine Verlinkung zum Teams-Meeting eingefügt.


2.2 Planen über die Kalender-App in Teams

Viele Teams User finden die zweite Möglichkeit, die Kalender-App in Teams, praktischer.
Das Detail-Formular ist ähnlich dem von Outlook aufgebaut:

 

Die Kalender-App in Teams bietet Ihnen einen Vorteil, den Outlook in der Desktop Version zurzeit nicht bietet: ist ein Teilnehmer zum gewünschten Zeitpunkt bereits in einem Termin verplant, ist er hier rot hinterlegt. Teams unterstützt Sie mit AI-basierten Funktionen und erstellt bereits vor Versand der Termineinladung Vorschläge für Sie, wann ein besserer Zeitpunkt für ein Meeting mit den nicht verfügbaren Teilnehmern wäre. Per Klick wählen Sie eine der angebotenen Optionen und übernehmen diese in Ihre Termineinladung. Für jene, die gerne mit dem Outlook Web Client arbeiten, ist diese Funktion übrigens auch in der Web Version von Outlook verfügbar.

 
2.3 Festlegen der Besprechungsoptionen

Wenn Sie die Besprechung erstellt und gespeichert haben, sollten Sie sich Gedanken zu den Besprechungsoptionen machen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Termin planen, zu dem Teilnehmer eingeladen sind, die nicht zu Ihrer Organisation zählen. In den Besprechungsoptionen legen Sie unter anderem fest, wer präsentieren kann (zB interne, alle oder bestimmte Personen) und wer den Wartebereich umgehen kann. Zu den Besprechungsoptionen gelangen Sie in der Teams App durch Klick auf die drei Punkte, die sich rechts von der Zeitzonenangabe in Ihrem Termin befinden.

 

3. Vorbereiten Ihres Meetings

Wie so oft gilt auch hier, dass Vorbereitung sehr wichtig ist, um ein gutes Bild zu hinterlassen - das gilt insbesondere für Kundenmeetings. Wir empfehlen Ihnen, nicht benötigte Fenster zu schließen, vor allem jene, die sensitive Inhalte darstellen. So verhindern Sie, dass Informationen auf einem geteilten Bildschirm zu sehen sind, die nicht Teil des Meetings sind.
Damit Sie auch während eines Meetings nicht lange nach Inhalten suchen müssen, empfehlen wir Ihnen, benötigte Webinhalte, Programme, Dokumente etc. bereits vor dem Termin zu öffnen. So vermeiden Sie unnötige Wartepausen und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf.

 

 

4. Zusammenfassung unserer Vorbereitungs-Tipps

  • Nutzen Sie die Teams-App, sie bietet Funktionen und damit Vorteile, die Outlook nicht hat
  • Legen Sie bei externen Meetings die Besprechungsoptionen fest
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten des Wartebereichs
  • Öffnen Sie vor Beginn des Meetings alle Dokumente und Programme, die Sie im Meeting benötigen
  • Schließen Sie Fenster und Programme, die Sie im Meeting nicht benötigen

 

Praxis-Tipps zur Durchführung und zur Nachbereitung professioneller Teams-Meetings

Lesen Sie auch Teil 2 und 3 unsere Praxis-Tipps. Die beiden Beiträge mit Tipps zur Durchführung von Teams-Meetings und Tipps zu Abschluss und Nachbereitung von Teams-Meetings haben wir für Sie verlinkt. 

 

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